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企業面臨的單選題:自建郵箱還是外包?

在當前這個信息化社會中,電子郵件已成為商務工作中不可或缺的溝通工具,“郵箱”更是成為企業辦公的必要裝備。然而,在選擇郵箱時,是采用自建郵局,還是使用專業郵箱服務商提供的郵箱服務(即外包郵箱)?這是擺在企業面前的新選擇。
    大前提:為什么要用企業郵箱?
    無論是新組建的、小型的企業還是有著悠久歷史、集團型的大規模企業,他們的日常運作中都少不了這項工具——企業郵箱。
    中國企業500強之一、江蘇省省級重點企業集團——江蘇開元國際集團就是一個大型集團公司應用企業郵箱的典范。2000年2月17日,江蘇省人民政府正式下文同意以江蘇省輕工業品進出口集團股份有限公司、江蘇省紡織品進出口集團股份有限公司、江蘇省畜產進出口集團股份有限公司為基礎,組建國有獨資性質的江蘇開元國際集團及集團有限公司,并以此為核心組建江蘇開元國際集團。
    從2000年成立到2007年,進出口額、營業收入、總資產、凈利潤等各項指標都實現了翻兩番。進出口貿易的穩健發展為開元打開了進入新產業之門。同時,開元集團充分發揮多年國際貿易積累的優勢,積極實施“走出去”戰略,在尼日利亞等地投資建設海外生產銷售基地,并努力促進江蘇省相關產業過剩產能的轉移。2007年3月,集團在尼日利亞建立了以家電組裝產業為龍頭,帶動輕工、機電、交通工具、包裝材料等相關產業集聚的開元尼日利亞工業園。目前,該公司有近700個企業郵箱維持著公司的日常業務往來。
    其IT負責人說,使用企業郵箱,會給企業帶來如下的好處:首先,所有員工的郵箱均為“[email protected]”形式,有助于樹立整齊有序的企業形象;其次,當業務聯系對象收到一封企業郵件時,可根據來信域名即時查詢企業官方網站,便于企業在日常通信中宣傳企業自己的品牌;第三,員工離職時,企業郵箱可以順理成章地收回,所有業務聯系、資料將得以保留,便于業務順利延續并移交給繼任者;若日常工作使用個人郵箱,員工離職時不會上繳公司,相關資料不能收回管理,很多客戶和業務關系可能隨著員工的個人郵箱被一起帶走,造成資源損失;第四,企業郵箱的系統管理解決了企業信息的安全性問題,可以有效避免重要信息的外泄。“企業的重要信息或數據泄露將會給企業帶來難以想象的損失,因此,郵箱的安全性是所有企業都非常重視的。”該負責人表示。
    臺商投資的企業同樣如此。成立于1997年的昆山六二豐塑膠電子有限公司也采用了企業郵箱服務。該公司主要經營模具開發、各類塑料制品射出、自動噴漆、移印、網印、牙線棒、牙間刷、牙刷等。公司網絡管理員赫先生說:“統一使用企業郵箱,企業可以方便地對工作郵件備份、監控、管理,防止郵件意外丟失;企業郵箱可方便地自行管理,可自由命名、分配容量、自行群發、分組、修改密碼、設定功能限制等,這些都是個人郵箱無法比擬的;同時,企業郵箱的群組等功能,提高了工作效率,增進內部溝通和協同辦公能力。”
    事實上,中國目前有5000多萬家各種各樣的企業,都與開元集團和昆山六二豐公司一樣,認識到企業郵箱已經成為與外界開展商務活動的必備工具。
    據iResearch艾瑞咨詢公司2008年4月的市場調研報告數據顯示,2008年1季度,中國的企業郵箱市場規模達到了6500萬元人民幣,預測2009年,市場規模將達到3.3億元人民幣。
    企業郵件市場規模每年的增速為30%左右,增長幅度穩健。
    艾瑞咨詢公司預測,未來5年內,全球平均每天的企業郵箱中的郵件量將遠超個人郵箱用戶的信息量。截至2007年底,全球企業用戶郵件量達到了730億封/天,個人用戶信息量只占企業用戶信息量的58.9%;預計接下來幾年將以平均每年20%左右的速度增長,到2011年,企業郵箱用戶的平均郵件量將達到1645億封/天。
    選擇題:自建還是外包?
    企業郵箱數量的快速增長給企業帶來的一道新的選擇題:是采用自建郵箱,還是將郵箱外包給專業的郵件服務公司?
    在企業郵箱發展初期,實力雄厚、規模龐大的大企業一般采用自建郵局系統。但是,自建郵局投入非常高,因為自建郵局系統無論是放在自己的機房還是托管于電信機房,都需要以下費用:一次性建設費用(郵件系統服務器、軟件購買及開發費用、存儲設備和備份設備、反垃圾網關、硬件防火墻、網絡交換設備、數據庫及操作系統),長期運行維護費用(帶寬費用、人力維護成本、殺病毒服務費用、軟硬件升級維護費)。總體來看,建設一個標準可用的內部郵局系統,初期的投資最基本的需要30萬元,年度費用則根據企業自身系統情況不定。
    同時,由于郵件安全性問題日益突出,自建郵局的短板逐漸暴露出來:如垃圾郵件、病毒等,企業發現,如果僅僅通過自已培養的技術人員,很難處理日益增多的郵件安全問題,比如,一封重要的郵件丟失將可能影響企業的收益;而垃圾郵件攻擊不僅使得企業辦公效率大幅降低,更也讓企業浪費大量的帶寬及服務器資源。
    于是,越來越多的自建郵局企業開始將目光投向專業的郵箱服務商——263、35互聯、尚易等。比如上文所說的開元集團和昆山六二豐等,都采用了263的郵箱外包服務。
    263網絡通信股份有限公司副總裁兼郵件事業部總經理李銳告訴記者:“外包郵箱的好處是,企業只需按照郵箱數量,每年支付一定的服務費用,就能得到專業的郵件服務。外包郵箱的反垃圾、防病毒能力都遠遠超過自建郵局,因為外包郵件廠商除了購買專業級的反垃圾網關以外,一般都有自己開發的、獨特的反垃圾系統。同時,企業不需要投入專業的IT服務人員,這對廣大的中小企業來說,不僅降低了人力成本,更可將企業網管從郵箱問題中解放出來,將更多時間和精力投入到企業的IT建設中去。”
    預測:外包郵箱將成未來發展趨勢
    4月初,國內最大的企業郵箱提供商——263網絡通信推出了單個郵箱263G、最大支持無限量的企業郵箱,受到企業的廣泛歡迎,在此后的一個月內,263企業郵箱的銷售額增長了20%以上,并實現了業績同比翻番的好成績。與此同時,尚易、萬網、新網也紛紛推出了大容量企業郵箱新品,外包郵箱風頭甚勁。
    業內人士預計,隨著時間的推移,將有越來越多的企業采用外包郵箱,外包郵箱將成為企業未來發展趨勢。開元集團、昆山六二豐,分別都從用戶的角度給出了自己的分析。
    1.投入分析:自建比外包高
    “自建郵局初期投入太高了,綜合來看,即使自建郵局系統都選用的低檔設備和服務,其一次性投入都需要以30萬元左右,每年的使用費用還需要幾萬元,這還不算人工成本。”江蘇開元國際集團IT負責人說,“此外,IT技術日新月異,設備折舊很快,再加上還要養好幾個專門維護郵箱的IT員工,太不劃算了。”而開元集團通過263托管的近千個郵箱,一年的投入僅僅10萬元,并且只需網管一人負責日常管理和維護就行了,整體投入大大降低了。
    2.郵件質量:外包遠勝于自建
    該負責人表示,企業郵箱外包不僅僅是財力和人力上大幅度的節省,其安全性和穩定性也可以得到肯定,這對于日常工作的開展十分便利。自建郵局除非投入巨資購買設備、研發軟件和培養一支完善的維護隊伍,否則,其性能和外包郵局根本無法相比。這主要表現在:首先,自建郵局和外包郵局在設備上存在很大差距。
    以263企業郵箱為例,該公司在昌平擁有自有機房(非托管),選用的服務器、網絡及存儲設備都是電信級產品,在美國得州達拉斯4個服務器集群,保證郵件收發的暢通無阻。而自建郵局很難有這樣大的投入,只能滿足企業的一般應用,根本不在一個水平上。
    其次,自建郵局的安全性太弱,其反垃圾,防病毒只是初級水平,而外包郵局一般都有專業級防火墻、入侵檢測、流量檢測、備份系統等等多種安全手段,“比如263,除了購買專業反垃圾網關以外,還投入幾千萬元和兩年時間開發了獨特的TAP智能反垃圾系統,達到了世界級的水準,反垃圾水平是自建郵局望塵莫及的。”李銳說。
    第三,自建郵局對海外收發方面出現的問題基本束手無策,而專業的外包服務商則沒有問題。如263在海外多地部署了中轉收發服務器集群,包括美國德州達拉斯機房(世界聯通性最好的機房之一)等,可以讓國外用戶與國內用戶的郵件收發傳遞路徑采用不同的策略,同時可以根據網絡狀況做到實時調整。
    看來,企業郵箱外包服務基本已成為大勢所趨。并且,越來越多的大中型企業,也漸漸放棄自建郵局,往外包郵箱上遷移。

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